2. Videoinstalaciones

2.9. Caso de estudio: Mapping Telenoika Macao

2.9.1. Preproyecto

Encargo

El caso concreto que vamos a analizar parte de un encargo del Festival de Arte Contemporáneo de Macao a Telenoika. En otros casos, se podría tratar de la propuesta de un equipo creativo a una convocatoria, de la autofinanciación de un proyecto o de la otorgación de una beca o residencia artística. En el caso de un encargo, un aspecto importante es la libertad creativa que el encargo conlleva o si, por el contrario, el cliente establece una serie de ítems que hay que cumplimentar. El hecho de que existan unos ítems a seguir nos puede ayudar a la hora de definir el concepto del proyecto, la narrativa, la propuesta visual y la banda sonora.

Visita técnica

En un proyecto de mapping, la visita técnica es una fase fundamental, ya que es en dicha visita en la que establecemos las bases del proyecto, tanto a nivel técnico como a nivel conceptual. Lo ideal, como en el caso de Macao, es poder hacer una visita física al espacio, pero si esto no es posible se pueden pedir fotografías, medias y otro tipo de información de forma telemática. Incluso podríamos llegar a hacer una visita técnica mediante Google Maps y Google Earth.

En el caso del mapping en las ruinas de S. Paul, tres componentes del equipo de Telenoika viajaron a Macao para realizar una visita técnica y una primera toma de contacto con el espacio y la cultura de la ciudad. Durante los días que duró la visita técnica, se aprovechó para tomar fotografías de elementos gráficos representativos de la ciudad que podían ser susceptibles de usarse en la creación de contenidos y que, finalmente, sirvieron para la realización del story board y el artbook del proyecto. A la vez, se establecieron las condiciones de ubicación de los equipos técnicos, el proyector, el control, el equipo de sonido, el público… Y se hicieron mediciones de la fachada de las ruinas de S. Paul, de la distancia desde la ubicación futura del proyector hasta la fachada y de la altura a la que se posicionaría el proyector. Todos estos datos sirvieron para hacer planos, un proyecto técnico y el rider o especificación técnica del proyecto.

Concepto

En esta fase se establece la conceptualización del proyecto sobre la base de la morfología de la fachada en la que se va a realizar y de los ítems establecidos en el encargo. En el caso de estudio de Macao, había libertad creativa total y, por lo tanto, el concepto de la obra partía del equipo creativo de Telenoika.

Partiendo del desconocimiento total sobre Macao, su historia y su cultura, el equipo de Telenoika se propuso realizar una fase previa de documentación de la historia y la cultura de la ciudad y de la historia de la propia fachada de las ruinas de S. Paul. Es a partir de esta fase de documentación cuando se pueden comenzar a establecer relaciones entre la narrativa, según la historia documentada, y el diseño, según la morfología del edificio y la toma de referencias visuales realizada durante la visita técnica.

De este análisis de los elementos documentales, la morfología del edificio y la intencionalidad del equipo creativo, se establece el título y concepto de la obra: Encontros, con el que se pretende establecer de manera visual una relación entre tradición y modernidad, cultura oriental y occidental, encuentro de lenguas y lenguajes, etc. Este desarrollo permite estructurar la pieza en capítulos que tienen momentos en fases históricas diferentes o que se diferencian entre sí por el concepto visual.

Previsión técnica

De acuerdo con todas las mediciones y todos los datos recopilados durante la visita técnica, se puede establecer una previsión técnica en la que se fijan todas las condiciones técnicas que permitirán un desarrollo satisfactorio del proyecto.

En esta fase se definen los siguientes aspectos del proyecto técnico:

• Medidas de la fachada de las ruinas de S. Paul.
• Distancia entre la fachada y el videoproyector.
• Altura del proyector respecto al público.
• Cálculo de la potencia lumínica.
• Cálculo de las lentes de proyección.
• Elección del videoproyector.
• Posición del equipo de sonido.
• Cálculo de la potencia del equipo de sonido.
• Ubicación del alumbrado público susceptible de ser apagado.

Una vez definidas estas variables, se puede redactar un documento con observaciones técnicas y enviarlo al cliente.

Documento de entrega

Una vez realizada toda la documentación técnica y la artística del proyecto, es recomendable entregar un documento en el que queden claras y bien definidas las características del mismo. Dicho proyecto es también una carta de presentación de cara al cliente, por lo que la presentación gráfica, el diseño y los componentes textuales son importantes.

Presupuesto

En esta fase desarrollamos el documento del presupuesto, en el que se definen y cotizan las distintas partidas presupuestarias del proyecto. Dependiendo del proyecto y del tipo de acuerdo contractual entre el cliente y el prestador de servicios, el apartado presupuestario puede variar de un caso a otro.

En el caso concreto de Macao, existía una partida presupuestaria cerrada para el desarrollo conceptual y técnico del proyecto, y para la creación de contenidos. Esta partida venía a definir los costes por el caché del equipo técnico y creativo. El resto de gastos derivados de la realización del proyecto, como viajes, estancias en hoteles, dietas, desplazamientos y alquiler y montaje de equipos técnicos, estaba cubierto por el Festival de Arte Contemporáneo de Macao.

Podremos encontrar proyectos en los que tengamos que asumir todos los gastos de producción, por lo que la definición del presupuesto es importante para establecer la viabilidad económica del proyecto, así como la balanza coste-beneficio. El hecho de que artistas y estudios creativos sin una estructura económica sólida acepten el encargo de un proyecto de grandes características y de una gran dotación presupuestaria les puede suponer un problema económico. En muchos casos, para poder asumir ciertos proyectos es necesario pedir un porcentaje del presupuesto del proyecto en el momento de la firma del contrato. Con este adelanto se pueden cubrir partidas presupuestarias de gastos que la parte prestadora de servicios tiene que asumir para poder llevar a cabo el proyecto. De lo contrario, la parte prestadora de servicios tendría que asumir gastos como viajes, alquiler de equipos u otras partidas presupuestarias adelantando dinero.

Hay que tener en cuenta que algunos proyectos pueden tardar meses en cobrarse y, mientras tanto, es posible que tengamos que asumir responsabilidades fiscales sin haber cobrado aún por nuestros servicios. Adelantar el 21 % de IVA puede suponer un contratiempo, dependiendo de la cuantía facturada por el proyecto, si nuestra situación económica no es sólida.

En definitiva, se trata de fragmentar el proyecto en fases y partidas presupuestarias para después cotizar cada una de estas y poder establecer el coste real del proyecto de cara al cliente.

Contrato

Como en toda relación entre dos partes en las que se establece un intercambio de bienes y servicios, es imprescindible redactar un contrato en el que queden definidos los términos de la relación contractual, así como los deberes, los derechos y las obligaciones de las partes. Normalmente, se establece también la cuantía a pagar por los servicios realizados y los términos temporales de pago. También se redactan cláusulas que determinan circunstancias concretas, como cancelaciones por mal tiempo o indemnizaciones en caso de cancelación contractual por una de las partes.